HR-Trend 2024: Artificial Intelligence (AI) im Personalmanagement

Es ist an der Zeit, sich mit den Möglichkeiten der Arbeitsprozessoptimierung durch Artificial Intelligence (AI) im HR-Bereich zu befassen. Denn es ist kein Geheimnis mehr, dass uns Software und insbesondere AI eine hilfreiche Unterstützung in unserem vollgepropften Berufsalltag sein kann.

Nutzung von Artificial Intelligence (AI)

Wo können wir also im Human Resource Management dieses effizienzbringende Tool einsetzen? Die Antwort: Im gesamten Employee Full Lifecycle gibt es Einsatzzwecke. Die Einhaltung des Datenschutzes hat dabei - wie im gesamten Personalwesen - oberste Priorität. Lasse dich hier am besten von einem IT-Experten zum Thema Datensicherheit beraten, bevor du dich schlussendlich für ein Produkt entscheidest und es implementierst. Auf weitere Risiken werde ich in einem separaten Blogpost eingehen. Dieser hier hat den Fokus auf die Chancen. Damit du dir einen Einblick zu den Möglichkeiten machen kannst, erhältst du im Folgenden einige Beispiele für den Einsatz in der Personalarbeit:

Recruiting

Minimierung von Zeit und subjektiv beeinflusster Entscheidungen: In diesen Zeiten geht die Personalbeschaffung mit einem enormen Zeitaufwand einher. Die Bespielung unterschiedlicher Kanäle und die oftmals bereits weltweite Suche nach Fachkräften, benötigt Zeit und Arbeitskraft. Dadurch, dass Menschen wiederum Menschen rekrutieren, sind die Entscheidungen zudem oftmals von subjektiven Eindrücken beeinflusst. KI-Systeme können nicht nur die Suche nach geeigneten Talenten durch entsprechende Schnittstellen oder Crawlings deutlich schneller vollziehen, sondern auch Entscheidungen deutlich objektiver gestalten.

Das ganze Bild: Social Listening ermöglicht ein großflächigeres Bild des jeweiligen Talents. Verborgene Fähigkeiten und Kenntnisse, wie z. B. das Erstellen von Videos, ein Fable für gewisse Fachthemen, das Moderieren von Veranstaltungen oder diverse Social Skills durch ehrenamtliche Tätigkeiten, die nicht im Lebenslauf stehen, können somit sichtbar gemacht werden.

Vorsortierung: Bei Stellenausschreibungen mit über hundert Bewerbungen kann ein Lebenslauf-Screening eine dankbare Hilfe sein. KI kann zudem Ranglisten der Bewerbenden nach Passgenauigkeit erstellen. Hierbei muss aber kleinlich darauf geachtet werden, dass nicht eine beschränkte Anzahl von Schlüsselwörtern in den Erfahrungen, Kenntnissen und Fähigkeiten verwand werden, damit möglichst niemand durch das Keyword-Raster fällt. Eine anschließende Überprüfung der Ergebnisse ist nach wie vor unabdingbar.

Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche: KI kann individuelle Interviewleitfäden pro Bewerbenden erstellen, die anhand von Antwortinformationen aus Bewerbungsfragebögen angefertigt werden. So können die Fragen einen Fokus auf Relevanz und Wertneutralität erhalten und nicht durch subjektive Effekte beeinflusst werden. Manchmal fallen wichtige Aspekte durch Zeitmangel einfach unter den Tisch, dies kann damit aufgefangen werden.

Onboarding

Der erste Eindruck zählt: Ein möglichst angenehmes, wertschätzendes und lehrreiches Onboarding hinterlässt positive Vibes. Vieles kann die KI abnehmen, gerade auch im administrativen Bereich. Wird eine neue Person mit ins System aufgenommen, können viele Prozesse angestoßen werden, bevor das neue Teammitglied anfängt. Das Anlegen von Intranetzugängen, E-Mailadressen sowie die benötigten Softwarelizenzen können automatisch bereitgestellt werden. Über einen Self-service-Zugang kann die Person, benötigte und wichtige Dokumente hochladen und von der KI überprüfen lassen. Gleichsam können Nachweise für Institutionen, wie die Krankenkasse, automatisch angefertigt werden.
 
Spezielle Chatbots können die Mitarbeitenden den gesamten Employee Full Lifecycle begleiten. Hierüber können nicht nur Fragen zu HR-Angelegenheiten, sondern auch zum Fachbereich gestellt werden. Feedbacks können ebenfalls über die KI aufgenommen werden, so dass die Führungskräfte über den aktuellen Stand der Einarbeitung informiert sind. Eine Datenbank stellt Fachwörterlisten und Arbeitsleitfäden zur Verfügung, die die Einarbeitung vereinfachen. Der Zugriff wird 24/7 bereitgestellt und entlastet das Team.

Das erste große Meeting mit der eigenen Abteilung, Lehrveranstaltungen, ergänzende Trainings und Neuigkeiten kann die KI entsprechend hervorheben und in den Einarbeitungsprozess passend integrieren.

Zudem kann es die unternehmenseigenen DEI-Richtlinien (DEI steht für Diversity, Equity und Inclusion) mit Beispielen erklären und so mehr Sicherheit im gemeinsamen Umgang bieten.

Talententwicklung

Kompetenzprofile erstellen, die zukünftig in deinem Unternehmen gebraucht werden? Ist-Stände analysieren und daraus Strategien entwickeln, die Entwicklungsmaßnahmen und Personalbedarfe definieren? KIs können für dich Markt- und Trendanalysen durchführen und dich auf Zukunftskompetenzen aufmerksam machen. Zudem können Kenntnisse und Fähigkeiten aller Mitarbeitenden auf fehlende Kompetenzen z. B. nach Fachbereichen abgescannt werden. Strategie-Entwürfe für die Umsetzung kannst du dir zudem erstellen lassen. Welche Mitarbeitenden eignen sich für andere oder neue Fachbereiche? Wie könnte eine persönliche Laufbahnplanung aussehen? Auch eine Mitarbeiterbedarfsplanung kann vorausschauender vorgenommen werden, um die vorhandenen Mitarbeitenden nicht zu überlasten.

Voraussetzung ist eine konsistente Datenbasis, die natürlich erst einmal gepflegt werden muss. Ist diese Arbeit jedoch erledigt, eröffnet es einen erweiterten Horizont, der über eine zahlenbasierte Auswertung hinaus geht, da es Trends und das aktuelle Marktgeschehen mit berücksichtigt. Eine gewisse Unsicherheit ist allerdings im Zusammenhang von Trends, die auf aktuelle Daten oder vergangenheitsbezogene Daten basieren, immer vorhanden, gerade in diesen Zeiten. Aber das hätten wir auch, wenn wir selbst die Analysen durchgeführt hätten.

Personalentwicklung

Es ist heutzutage immer schwieriger Personen mit Spezialwissen zu rekrutieren. Gleichsam wird es immer wichtiger für eine langfristige Motivation unter der Belegschaft zu sorgen. Ein Puzzleteil für mehr Engagement ist eine individuelle Personalentwicklung, denn die Teams werden immer diverser. Zudem lernen Menschen in ihrer eigenen Art und Weise. Kann uns KI im Personalalltag hier weiterhelfen? IT-Dienstleistende meinen: Ja.

Künstliche Intelligenz kann uns dabei unterstützen, ganz individuell die passenden Fähigkeiten, die benötigt werden, zu identifizieren. Anhand der persönlichen Lernpräferenzen können außerdem geeignete Kurse vorgeschlagen werden.

Lernbots, die als Lernbegleitende wirken und Wissenslücken identifizieren können darüber hinaus mithelfen entsprechende Inhalte auf den Mitarbeitenden zugeschnitten zu vermitteln.

HR Service Management

Personalisierte Chatbots können zur Beantwortung von wiederkehrenden Fragen aus der Belegschaft genutzt werden. Dies betrifft allgemeine Fragen zu generellen Vorgehensweisen (z. B. bei der Beantragung von Urlaub) oder spezifischen Arbeitsprozessen genauso wie spezifische Fragen, die sich auf die persönlichen Daten des Arbeitnehmenden beziehen. Dies können Themen, wie z. B. Resturlaubstage, die vorhandene Überstundenanzahl, die aktuellen Gehaltzuschläge, Bonuszahlungen, der Bearbeitungsstatus von Sachvorgängen oder die Prüfung, ob eine Entwicklungsmaßnahme möglich ist, sein.

HR Administration

Die Erstellung von Arbeitsverträgen, Nachträgen oder Stellenbeschreibungen erforderte in der Vergangenheit viel Zeit. Stimmt die Datenbasis, können Künstliche Intelligenzen (KI) erste Entwürfe mit einer hohen inhaltlichen Richtigkeit in kürzester Zeit liefern. Und hier ist es wie vor der Veröffentlichung eines Buches: das Redigieren und die abschließende Prüfung durch den HR-Mitarbeitenden oder einen Rechtsanwalt muss danach zwingend folgen. Die aufwendige Vorarbeit erspart allerdings viel Zeit.

Stimmungsaufnahme

Feedbacks aus der Belegschaft und von ehemaligen Mitarbeitenden können anhand von internen Umfragen oder über andere Kanäle von der KI ausgewertet werden. Die Ergebnisse können auf wichtige Bedürfnisse hinweisen, die mit in die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur, in die Optimierung von Arbeitsabläufen oder in die Entwicklung von Führungskräften einfließen können. Des Weiteren können erste Anzeichen von Wechselstimmungen aufgenommen werden und gezielt darauf eingegangen werden, die Motivation für das Unternehmen (engagiert) zu arbeiten, wieder zu beleben oder gar zu steigern.

Bild: Domenico Loia / unsplash.com